Ведение кадрового делопроизводства от лидеров в Санкт-Петербурге

Законодательная база для ведения кадрового делопроизводства в полном объёме

Ведение кадрового делопроизводства осуществляется в соответствии с существующей законодательной базой, регулирующей взаимоотношения между заинтересованными лицами посредством ряда постановлений:

• Постановление № 1 Госкомстата от 2004 г;
• Постановление № 65 Госстандарта от 2003 г;
• Правительственное постановление № 477 от 2009 г;
• Постановление № 225 о трудовых книжках от 2003 г.

Руководствуются при кадровом делопроизводстве приказами и коллегиальными решениями:

• Приказ № 536 Министерства культуры от 2005 г;
• Коллегиальное решение Росархива от 2002 г;
• Приказ № 117 о трудовых книжках № 117н от 2003 г.

Кадровики при ведении делопроизводства руководствуются следующим сводом федеральных законов:

• № 149 от 2006 г;
• № 59 от 2005 г;
• № 98 от 2004 г;
• № 53 от 2005 г;
• № 125 от 2004 г.

Цели ведения кадрового делопроизводства

Ведение в полном объёме кадрового делопроизводства предполагает выполнение работы в нескольких направлениях: 

• Контроль и учёт – решаются задачи по учёту сотрудников, приёму их на службу и освобождению от занимаемых должностей;
• Аналитическая и отчётная работа, заключающаяся в изучении штатных работников и оценке их профессиональной деятельности;
• Плановое регулирование, сопряжённое с перемещением, адаптацией и подбором сотрудников, а также аналитической работой, на базе которой составляют отчёты;
• Координационно-информационное направление деятельности направлено на обучение нанятых сотрудников, проведение их подготовки и последующей переподготовки. Чтобы эффективно решать эти задачи, осуществляют приём граждан по личным, служебным вопросам, обработку их обращений, предоставляемых в письменном виде. Одновременно с этим занимаются справочной, архивной деятельностью;
• Решение организационно-методических задач, сопряжённых с документированием всех совершаемых сотрудниками действий и осуществлением кадрового планирования;
• Ведение трудовых книжек и личных дел, написание приказов и выдача пенсионных свидетельств. Также проводится оформление больничных листов. 

Основная документальная база для ведения кадрового делопроизводства в полном объёме

Специалисты при ведении кадрового делопроизводства в полном объёме создают базу, состоящую из локальной документации:

• Устав юридического лица с указанием формы организации предприятия, перечня учредителей, порядка назначения гендиректора и освобождения его от должности. Также указывается область коммерческой деятельности фирмы;
• Внутренний распорядок, который обязательно нужно разработать в соответствии с положениями ст. 189 – 190 ТК. Руководствуясь этим документом, сотрудников принимают на службу и освобождают от занимаемых должностей. Именно во внутреннем распорядке определён порядок наложения взысканий, поощрения и урегулирования прочих взаимоотношений между сторонами, подписавшими трудовое соглашение;
• Инструкция, определяющая условия защиты личной информации, составляемая в полном объёме в соответствии с положениями ст. 87 ТК. Содержит требования к обработке сведений, а также правила их защиты, хранения, применения;
• Положение, определяющие порядок охраны труда, с которым знакомят всех сотрудников;
• График смен – это срочный документ, продолжительность действия которого определяет гендиректор;
• Нормирование нагрузки с указанием затрат на определённые работы, производство товара группой лиц или одним человеком. Впоследствии в соответствии с ним определяют трудовые нормы.

Этапы кадрового делопроизводства

Организация кадрового делопроизводства в полном объёме осуществляется поэтапно:

• Подготовка внутренних актов, которые утверждает генеральный директор;
• Документирование процедуры найма сотрудников, на каждого из которых заводят личное дело, включающее персональную карточку работника, приказ о зачислении на службу, трудовой договор;
• Внесение необходимых сведений в трудовую книжку, в частности делают запись о зачислении на службу, переводе на другую должность, взысканиях, поощрениях. 

Порядок ведения кадрового делопроизводства 

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме осуществляется следующим образом:

• Формирование нормативной базы предприятия;
• Подготовка персонифицированного штатного расписания;
• Штатная расстановка;
• Разработка трудовых договоров;
• Разработка форм по сотрудникам;
• Утверждение для персонала бланков заявлений;
• Подготовка карт Т-2;
• Внутренние приказы.

Организация кадрового делопроизводства с нуля: инструкция

Организация кадрового делопроизводства в недавно созданной компании осуществляется следующим образом:

• Приём на работу гендиректора, который будет подписывать все документы в рамках кадрового делопроизводства;
• Назначается работник, который будет заниматься ведением кадрового делопроизводства;
• Подготовка локальной документации, включающей штатное расписание с описанием структуры компании, должностей. Также составляют внутренние правила работы фирмы и готовят положение, служащее основанием для защиты личной информации. Формируется табель, используемый для учёта служебного времени;
• Приём на работу персонала с заведением личных дел;
• Заполнение трудовых книжек.

Подготовка штатного расписания 

Ведение кадрового делопроизводства в полном объёме сопряжено с составлением штатного расписания, содержащего следующую информацию:

• Перечень структурных подразделений предприятия и должностей;
• Число штатных единиц;
• Надбавки и оклады;
• Зарплатный фонд компании.

Структурные подразделения размещаются в штатном расписании в порядке их значимости. Внутри каждой структурной единицы указывают должности, точно совпадающие с указанными в трудовом договоре. Формируется штатная расстановка, имеющая вид расписания, в котором указываются личные данные о сотрудниках и занимаемые ими должности.

Графики отпусков

Составляется годовой график с информацией о времени ухода в отпуска. Документ подписывается гендиректором и согласовывается с профсоюзом. График, при ведении делопроизводств, разрабатывается не позднее 2-х недель до наступления нового года. Указанная в нём информация обязательно исполняется всем персоналом и работодателями. Отпускной график содержит такие данные:

• Подразделение предприятия;
• Занимаемая сотрудником должность;
• Личные данные и номер в табеле;
• Количество отпускных дней;
• Дата выхода в отпуск: фактическая и плановая;
• Основание для переноса на другую дату.

Правила приёма сотрудников на работу при ведении кадрового делопроизводства

Ведение кадрового делопроизводства предусматривает оформление пакета документов для приёма сотрудников в порядке, установленном законом и проведение ряда мероприятий:

• Регистрация в журнале заявлений;
• Информирование нового сотрудника о существующих инструкциях, локальных актах;
• Подписание договоров;
• Предоставление сотрудникам экземпляров трудовых соглашений с проставлением соответствующей отметки;
• Регистрация приказов в учётной книге;
• Составление персональной карты с приложением в виде копий личных бумаг, соглашения о трудоустройстве, приказа, заявления;
• Начисление заработной платы.

Порядок трудоустройства иностранцев на работу

Оформление иностранца при ведении кадрового делопроизводства, проходит в установленном порядке:

• Отправка запроса в ЦЗН;
• Выдача разрешения для найма иностранца по квоте;
• Оформление разрешения на въезд в РФ;
• Предоставление официального права на трудоустройство: подписание трудового соглашения, оформление разрешения на труд в РФ или оплата патента;
• Информирование ФМС о прибытии в Россию иностранного работника в течение недели после пересечения им государственной границы.

Документы для иностранца, дающие право работать в РФ 

При ведении кадрового делопроизводства нужно подготовить для иностранцев документы, перечень которых зависит от их статуса: 

• Граждане стран ЕАЭС: медицинский полис и национальный паспорт;
• Специалист высокой квалификации: ВНЖ;
• Иностранец с ВНЖ: медицинский полис и ВНЖ;
• Беженец: медицинский полис и удостоверение, подтверждающее статус беженца;
• Временно пребывающий: миграционная карта, виза, патент, РВП, медицинский полис, патент или разрешение на труд;
• Временно проживающий в РФ: медицинский полис, РВП.

Документы для трудоустройства иностранца в РФ

Необходимо, чтобы у иностранца был пакет документов, перечень которых указан в трудовом кодексе России:

• Иностранный паспорт, ВНЖ, удостоверение, подтверждающее личность гражданина;
• СНИЛС – этот документ должен оформить работодатель, если работник не получил его ранее самостоятельно;
• Диплом об образовании;
• Справка, подтверждающая отсутствие судимости;
• Трудовая книжка – предоставляется работодателем, если иностранец раньше не работал в России;
• Медицинский полис – если иностранец не оформил его лично, что входит в его обязанности, то работодатель имеет право подписать соглашение ДМС со страховщиком.

Порядок приёма иностранца на работу в РФ при кадровом делопроизводстве

Порядок трудоустройства иностранца следующий:

• Поверка наличия и подлинности всех документов, а также установление, в каком субъекте РФ был выдан документ, дающий право работать. Иностранец может трудиться только в том регионе страны, в котором ему выдали соответствующее разрешение и по указанной в нём специальности. 
• Подписание трудового соглашения с указанием сведений о документах, на основании которых человек постоянно живёт в РФ;
• Уведомление ФМС не позже 3-х суток с момента трудоустройства иностранца.

Оформление генерального директора при ведении кадрового делопроизводства

Приём гендиректора при ведении кадрового делопроизводства сопряжен с проведением ряда мероприятий:

• Проверка соискателя на предмет наличия ограничений, препятствующих ему по закону занимать должность гендиректора;
• Ознакомление с пакетом документов;
• Организация собрания учредителей, на котором решают взять на работу гендиректора;
• Ознакомление с внутренней документацией и рабочим регламентом;
• Внесение данных в трудовую книжку;
• Составление персональной карты;
• Информирование ФНС;
• Подготовка акта, на основании которого передаются дела.

Приказ о трудоустройстве гендиректора при ведении делопроизводства 

Приказ о приёме составляют в день вступления в должность, указывая в нём следующую информацию:

• Информация о гендиректоре;
• Дата составления приказа;
• Основание для приёма гендиректора на работу с указанием даты составления протокола и его номера;
• Подписи: гендиректора, нанимателя. 

Внимание! Гендиректор должен вместе с приказом подписать соглашение о материальной ответственности и должностные инструкции.

Информирование налогового органа

Необходимо после приёма на работу гендиректора проинформировать об этом налоговую инспекцию. Подаётся заявление, подписываемое директором, с просьбой внести в ЕГРЮЛ соответствующие изменения. Помимо него в ИФНС направляют копию паспорта нового руководителя и протокол собрания, на котором учредители приняли решение о его приёме на работу. Налоговый орган извещают о произошедших изменениях не позже третьего дня с момента подписания приказа. Сотрудники ИФНС внесут необходимые корректировки в течение 10 дней.

Обязательные бумаги для ведения кадрового делопроизводства

Список обязательных бумаг для ведения кадрового делопроизводства в полном объёме включает:

• Распоряжение по переводу, найму сотрудников;
• Приказы по отправке в командировку, выплате премий, отпуску;
• Трудовые соглашения;
• Карты Т-2.

Обязательно при ведении кадрового делопроизводства в полном объёме подготовить следующие бумаги:

• Положение, устанавливающее порядок охраны труда;
• Журнал, в котором регистрируются командировки;
• Распорядок работы организации;
• Штатное расписание.

Необязательные документы для ведения кадрового делопроизводства в полном объёме

Перечень дополнительных необязательных документов зависит от положений устава организации. Могут отнести к их числу следующие бумаги:

• Распоряжение о сроках и порядке выдачи СИЗ и униформы сотрудникам, которым она положена;
• Документальное подтверждение льгот, компенсаций, положенных за труд в особых условиях, связанных с ненормированной, ночной работой, в том числе на вредных производствах
• Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Первичные документы для ведения кадрового делопроизводства в полном объёме

Осуществлять в полном объёме ведение кадрового делопроизводства, можно подготовив перечень первичной документации, включающий:

• Трудовые соглашения: с персоналом, с гендиректором;
• Гражданско-правовые соглашения;
• Соглашения о материальной ответственности;
• Персональные карты личного состава;
• Приказы о трудоустройстве;
• Штатное расписание;
• Должностные инструкции по профессиональным стандартам;
• Положение о защите персоданных;
• Регистрационный журнал, в который вписываются все документы;
• Трудовой распорядок;
• Журнал регистрации соглашений о трудоустройстве;
• Положение о вознаграждении за труд с детальной системой мотивации;
• Порядок соблюдения коммерческой тайны;
• Положение, определяющее порядок материальной коллективной ответственности;
• Приказ для назначения кадрового сотрудника.

Перечень услуг группы МИП при ведении кадрового делопроизводства в полном объёме

Кадровики группы МИП предоставляют полный объём услуг при ведении делопроизводства:

• Ведение работы с кадровой документацией;
• Аудит отдела кадров юридического лица;
• Приём новых сотрудников;
• Увольнение персонала;
• Ведение и организация кадрового учёта.

Организация кадрового учёта 

Организация кадрового учёта в полном объёме позволяет рационализировать работу фирмы, сформировать документооборот и избежать недочётов, ошибок. Проводится для этого ряд мероприятий:

• Подготовка трудовых соглашений;
• Формирование штатных расписаний;
• Составление должностных инструкций;
• Разработка положений по оплате трудовой деятельности;
• Подготовка внутреннего распорядка, включающего нормы, правила поведения и порядок взаимоотношений;
• Подготовка отпускных графиков.

Что вы получите, обратившись в группу МИП для ведения кадрового делопроизводства

Обратившись в группу МИП для заказа услуг по ведению кадрового делопроизводства в полном объёме, вы сможете решить ряд задач:

• Составление документации в соответствии с нормами законодательства;
• Подготовка к проверкам, организуемым трудовой инспекцией;
• Написание приказов: отправка в отпуск, изменение оклада, приём на службу, начисление премий;
• Составление должностных инструкций;
• Оформление, ведение персональных карт сотрудников;
• Оформление и ведение трудовых книжек;
• Разработка штатных расписаний;
• Табели учёта служебного времени;
• Отпускные графики;
• Расчёт зарплаты и прочих выплат: премии, больничные, отпускные, командировочные.

Руководители будут своевременно проинформированы обо всех изменениях в законодательстве. Предоставляются консультации по ТК РФ для предотвращения трудовых споров с работниками. 

Полное или частичное сопровождение кадрового делопроизводства?

Осуществляется ведение кадрового делопроизводства в полном объёме или частично. Полное сопровождение деятельности предприятие подходит для крупных предприятий, не располагающих собственным отделом кадров. Услуга будет полезна фирмам с большим штатом персонала или компаниям, регулярно меняющим состав сотрудников в связи с сезонными факторами. Предварительно выполняется кадровый аудит в полном объёме, позволяющий оценить текущее состояние делопроизводства и наметить фронт работ.

Частичное сопровождение деятельности осуществляется в отношении небольших предприятий, в которых работает незначительное количество сотрудников, у которых есть свой отдел кадров. Перечень услуг в рамках частичного кадрового сопровождения определяется условиями договора о предоставлении услуг. 

Обратитесь в группу МИП для ведения кадрового делопроизводства в полном или частичном объёме на высоком качественном уровне. Это позволит вам не переживать при любых проверках инспекторов гос. служб.